Procédure d’élimination des dossiers médicaux - A. Leroy; J. Schoenzetter-Laute; C. Riou (Journal de gestion et d économie médicales, 2022)
Les durées de conservation des dossiers médicaux ont été redéfinies dans le code de santé publique modifié par le décret 2006-6. Les établissements de santé confrontés à l’obligation d’optimiser la gestion de leurs espaces de stockage ont dû s’y adapter. Les auteurs présentent dans cet article la procédure en cours dans leur établissement. Les dossiers médicaux sont gérés par spécialité aux Archives centrales ou chez un hébergeur agréé. Leur élimination annuelle est précédée d’une réactualisation de l’ensemble du dossier. Des durées de conservation plus longues sont définies pour des pathologies particulières. Un échantillonnage est effectué pour conservation historique. En 2015, 12800 dossiers gérés en centralisé ont été détruits soit 233 mètres linéaires. Ceci représente 57% du potentiel destructible, 20% des dossiers sont réactualisés et 22% des dossiers sont conservés plus longtemps. Néanmoins la place libérée ne permet pas d’assurer l’accroissement linéaire annuel. La réactualisation des dossiers multi-spécialités ou externalisés et la gestion des cas particuliers (donneurs décédés, accouchements sous X, dossiers de génétique) induisent des coûts supplémentaires pouvant constituer un frein à l’élimination. La destruction des dossiers informatisés sera à prévoir. Les éditeurs n’ont pas inclus pour le moment le cycle de vie complet du dossier. Il est à noter que le patient dispose d’un droit à l’oubli au-delà des durées légales de conservation.